Augsburg, Erlangen, München und Würzburg: Die Einrichtungen aus diesen St?dten machten vor 24 Jahren den Anfang und gründeten den Arbeitskreis der Bayerischen Universit?tsarchive. Die Idee, dass es an einer Universit?t auch ein Archiv geben k?nnte, war in den 1990er-Jahren noch kaum bekannt. Inzwischen jedoch unterhalten alle bayerischen Universit?ten ein eigenes Archiv. Das ist nicht zuletzt diesem Arbeitskreis zu verdanken.

Doch wie funktioniert er? ?Wir kommen in der Regel halbj?hrlich zusammen und diskutieren aktuelle Themen des Archivwesens und der Hochschulpolitik“, erkl?rt Dr. Werner Lengger, Leiter des Universit?tsarchivs Augsburg. ?Wir entwickeln gemeinsame Strategien, erarbeiten Handreichungen, entwerfen Ma?nahmenkataloge und unterstützen einander dabei, die jeweiligen Archive weiterzuentwickeln.“ Demn?chst findet das 50. Arbeitstreffen an der Universit?t Augsburg statt.

Ein besonderes Anliegen des Arbeitskreises war es von Anfang an, bei den Universit?ten dafür zu werben, Archive einzurichten und die n?tigen Ressourcen bereitzustellen. Hierbei stand der Arbeitskreis beratend und unterstützend zur Seite. Und so versteht er sich als Interessensvertretung der bayerischen Universit?tsarchive gegenüber Hochschulleitungen, Ministerien und anderen Dritten.

Von der Urkunde zur E-Akte

Vielf?ltig wie die universit?re Landschaft waren auch die diskutierten Themen. Der Arbeitskreis befasste sich zun?chst mit archivischen Grundlagen, wie etwa Aussonderungsfristen, Benutzungsordnungen, Reproduktionsgebühren, Rechtsfragen bei der Aufbewahrung und Vorlage von Archivgut und Umsetzung des Archivgesetzes. Bald kamen speziellere Problemfeldern hinzu, etwa die Verarbeitung von Personen- und Patientendaten und der Aussonderung und Erschlie?ung von Massenakten aus den Studierendenkanzleien und Prüfungs?mtern.

Der Wandel zur digitalen Aktenführung betraf auch die Archive. Schon 2006 widmete sich der Arbeitskreis intensiv den notwendigen archivischen Vorarbeiten bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (auch E-Akte, kurz DMS) an den Universit?ten. Neben einem Musteraktenplan für Universit?tsverwaltungen wurde damals auch ein Bewertungskatalog für digitales Schriftgut erarbeitet. Die Universit?tsarchive beteiligen sich aktiv an der DMS-Einführung in den Universit?ten.

Die Bemühungen in der digitalen Archivierung führten zum Aufbau eines Digitalen Magazins (DIMAG), das bayernweit von den Universit?tsarchiven gemeinsam genutzt wird. Damit einher ging auch die hei? diskutierte und zun?chst vehement abgelehnte Vereinheitlichung der jeweils genutzten Archivfachinformationssysteme. Eine eigene Koordinierungsstelle für die digitale Archivierung wurde in Regensburg errichtet und sorgt für eine noch engere Vernetzung der bayerischen Universit?tsarchive, die deutschlandweit Vorbildfunktion hat.

Alltagshilfe und enger Austausch

Weitere Themen des Arbeitskreises sind die historische Vermittlung, das Ausstellungsmanagement, die Pflege von Gedenkorten und die vielen M?glichkeiten der Kooperation mit regionalen Vereinen und Verb?nden. Um die h?ufig herausfordernde personelle Ausstattung der Archive etwas zu kompensieren, bemühen sich kleine Arbeitsgruppen des Arbeitskreises um die Erstellung arbeitsreduzierender Handreichungen und Hilfestellungen für den Alltag.

Auch künftig m?chte der Arbeitskreis L?sungen für die unterschiedlichen Herausforderungen archivischer Arbeit erarbeiten und bayernweit sowie darüber hinaus verfügbar machen. So ist geplant, für die Universit?tsarchive verschiedene Standards zu entwickeln, etwa zur Verzeichnung spezieller, universit?tsspezifischer Best?nde, insbesondere mit Blick auf Metadaten, die für die Langzeitarchivierung und für die deutschlandweite Vernetzung über entsprechende Archivportale erforderlich sind.

Auch die Kennzahlen für Universit?tsarchive in Bayern sollen weitgehend standardisiert werden. Im Fokus stehen die Entwicklung einer gemeinsamen Strategie bei der Bewertung und Verarbeitung digitaler Daten sowie weiterhin der engmaschige Ideenaustausch über Formate historischer Vermittlung online, innerhalb der Universit?ten und in der Region.

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Mareile Mansky M.A.
Sprecherin des Arbeitskreises der bayerischen Universit?tsarchive
mareile.mansky@uni-wuerzburg.de